Introducere 

Scopul sistemului informatic CID este de a asigura un mediu informatic integrat pentru managementul circulației documentelor în cadrul unei instituții.

Sistemul informatic de management al circulației gestionează documente cu caracter intern, documente cu caracter extern, precum și documente venite din exterior. Aplicația conține unul sau mai multe registre unde se înregistrează toate documentele.

Sistemul informatic este in concordanţă cu prevederile din:

- Legea Arhivelor Nationale nr. 16/1996 cu modificarile și completările ulterioare

- Instructiuni privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naţionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996.

          - Ordonanţa Guvernului nr. 27 din 30 ianuarie 2002 privind reglementarea activității de soluționare a petițiilor cu modificările ulterioare.

- LEGEA  Nr. 544 din 12 octombrie 2001 privind liberul acces la informaţiile de interes public cu modificările ulterioare.

Sistemul este implementat în tehnologie web putând fi accesat dintr-un browser în rețeaua proprie a instituției. Funcționează în rețea și folosește o bază de date unică; pe post de server de baze de date folosește un server MySQL, iar ca server http, serverul Apache. Prin urmare este disponibil 24 de ore pe zi, 7 zile pe săptămână.

Programul este structurat pe doua module: Circulația și Administrare.

Oricare dintre  modulele sistemului poate fi accesat doar pe baza de user (utilizator) și parola. Interfața cu utilizatorul este intuitivă și foarte prietenoasă permițând o navigare facilă în cadrul și între modulele sistemului.

Caracteristici

          Sistemul informatic CID este un program complex pentru urmărirea documentelor în cadrul unei instituții, și are următoarele caracteristici:

-abilitatea de a stoca și administra în mod eficient documente cu caracter local, corespondență internă și externă, fax-uri, documente în format electronic, documente inițiate de cetățeni, etc.

-definirea și procesarea documentelor pe bază de fluxuri informaționale prestabilite;

-administrarea documentelor pe diverse niveluri de securitate;

-evidența completă a stadiului procesării unui anumit document.

Fluxuri de documente:

-permite procesări în paralel ale documentelor;

-oferă posibilitatea alegerii de destinații diferite pentru documente;

-păstrarea istoricului unui flux.

Urmărirea documentelor:

-posibilitatea atașării documentelor din diferite medii: fax, e-mail, hârtie, videoconferință, format electronic, audio;

-vizualizarea în orice moment a stadiului prelucrării unui document;

-istoricul documentelor intrate;

-lista documentelor care trebuie procesate de fiecare operator pe categorii de operatori.

Arhivarea documentelor:

-stocarea documentelor pe un server de repository, în afara bazei de date;

-salvarea și realizarea automată a copiilor de siguranță, a spațiilor de stocare a documentelor;

-posibilitatea căutării documentelor în arhivă, din orice perioadă, după criterii definite de utilizator.

Interfața:

-informarea cu privire la documentele înregistrate într-un mod simplu și intuitiv.

Funcționalități:

-realizarea fluxurilor specifice de documente din cadrul administrației;

-parametrizabil și configurabil (schimbarea fluxurilor de documente, a destinației, vizibilitatea diferită a unui document pentru diferiți utilizatori, etc)

-interfață simplă, intuitivă;

-modalități de căutare diverse prin criterii definite de utilizatori;

-accesibilitate prin intermediul unui browser web;

-nivel de securitate ridicat pentru împiedicarea accesului neautorizat.

 Schema generală / dataflow