Această opţiune se foloseşte pentru înregistrarea unui document în registrul general al instituţiei.

          Navigarea între câmpuri se face folosind tasta "Tab" pentru următorul câmp, respectiv Shift+Tab pentru câmpul precedent. Cu mouse-ul se poate accesa direct un anume câmp.

          Este obligatorie selectarea unui solicitant  (solicitantul principal, în partea stângă).
          Există însă și opțiunea selectării unuia sau a mai multor solicitanți secundari (în partea dreapta), persoane fizice sau juridice. La aceștia se selectează și relația în care sunt cu solicitantul principal, respectiv ”și”, ”prin”, ”în numele”, "reprezentat de".
          Cu clic pe ”adaugă solicitant” se adaugă solicitantul secundar selectat.
          Cu clic pe   din fața unui solicitant secundar deja adăugat el se poate șterge.

·Nr. act extern - reprezintă numărul extern al actului, dacă acesta există ;

·Data act ext. - reprezintă data la care a fost înregistrat actul extern.
Acest câmp apare doar dacă în Administrare / Configurare se bifează opţiunea "6. Data act extern se introduce separat de număr" 
 

·Tip - persoana fizică sau persoana juridică (firma) - se alege tipul solicitantului.

·Solicitant - persoana sau firma; se poate completa CNP sau CUI. Exista doua variante de lucru configurabile din modulul administrare, una dacă NU se bifează "3. Solicitant se alege dintr-un nomenclator" caz în care datele solicitantului se introduc simplu în câmpurile corespunzătoare.
În varianta cu opţiunea bifată, apar butoanele, Alege pentru a caută în nomenclator, Modifica pentru a modifica datele persoanei, respectiv Adaugă dacă CNP sau CUI nu exista în nomenclator.
Cu clic pe butonul Alege se deschide o listă cu persoanele sau firmele care conţin în CNP-ul sau CUI-ul lor numărul scris.
În aceasta fereastra se poate seta un filtru complex după CNP sau CUI, Nume, Prenume / Denumire, Localitate, sau Strada ţi clic pe Set filtru prin care se reduce lista afişată din nomenclator la înregistrările care satisfac filtrul setat. Butonul Reset filtru şterge toate valorile setate pentru o mai uşoară schimbare a filtrului. De asemenea se pot ordona persoanele fizice cât şi cele juridice după următoarele criterii: Denumire/Nume, Prenume, Localitate cu clic pe titlul coloanei respective. în partea de jos se afişează paginile listei, selectabile cu mouse-ul. De asemenea simbolurile << (prima pagina) < (pagina precedenta) respectiv > (pagina următoare) şi >> (ultima pagina). Fiecare rând din tabel poate fi modificat cu clic pe simbolul corespunzător.
De asemenea se poate selecta afișarea persoanelor care au CNP/CUI valid, invalid sau toate.

·pentru o persoană fizică se va completa CNP (cod numeric personal) obligatoriu 13 cifre. Dacă utilizatorul face parte dintr-un grup cu dreptul  ”57 Adaugare persoane fizice si juridice” atunci el poate adăuga noi persoane fizice folosind butonul Adaugă, apoi se completează datele persoanei fizice după cum urmează:

oCNP (cod numeric personal) câmp obligatoriu de 13 cifre. Dacă CNP este eronat şi nu se poate obţine CNP-ul corect, se poate şterge complet acest câmp şi aplicaţia generează un CNP fictiv dacă utilizatorul doreşte acest lucru.

oNume, Prenume 

oŢara, Judeţ, Tip localitate, Localitate, Sector, Sat (aceste câmpuri se completează automat din nomenclator, există posibilitatea de a modifica aceste date).

oTip artera, Stradă, Cod poştal, Număr poştal, Bloc, Scara, Etaj, Apartament.

oObservație adresă 

oTelefon, Email.

oSerie CI, Număr CI. 

oOcupatia

oDatele pentru corespondenţă (Ţară, Judeţ, Tip localitate, Localitate, Sector etc.).

          Datele noi introduse se pot salva în baza de date dacă acestea nu există, cu excepţia tip localitate şi tip artera.

          După completarea datelor se dă clic pe butonul Salvează sau Renunţă după cum se doreşte.

·pentru o persoană juridică se va completa CUI (Cod Unic de Înregistrare, cod unic de identificare, Codul de Identificare Fiscală) obligatoriu între 7 şi 9 cifre. In fața CUI se poate completa cu textul  "RO" (plătitor de TVA)., neobligatoriu. Dacă se completează CUI şi acesta este găsit în baza de date câmpurile judeţ, localitate, strada şi adresa se vor completa automat. Dacă utilizatorul face parte dintr-un grup cu dreptul  ”57 Adaugare persoane fizice si juridice” atunci el poate adăuga noi persoane folosind butonul Adaugă, apoi se completează datele persoanei după cum urmează:

oDenumire.

oŢara, Judeţ, Tip localitate şi Localitate, Sector, Sat (aceste câmpuri se completează automat din nomenclator, există posibilitatea de a modifica aceste date).

oTip artera, Stradă, Cod poştal, Număr poştal, Bloc, Scara, Etaj, Apartament.

oObservație adresă 

oTelefon, Email. 

oDatele pentru corespondenţă (Ţara, Judeţ, Tip localitate, Localitate, Sector etc.)

          Datele noi introduse se pot salva în baza de date dacă acestea nu există, cu excepţia tip localitate şi tip artera.

          La persoanele juridice s-a introdus încă un nivel, direcțiile (sucursale, puncte de lucru) componente. De exemplu un minister poate avea mai multe direcții, o firma mai multe puncte de lucru, o banca mai multe sucursale (agenții). Aceste direcții (sucursale, puncte de lucru) aparținătoare de persoana juridică selectată sunt astfel văzute ca și solicitanți diferiți pe același CUI. Adăugarea/modificarea de direcții (sucursale, puncte de lucru) se poate face din administrare sau la adăugare document.
          Se selectează persoana juridică și dacă are, una din direcțile ei. Se poate adăuga o nouă direcție cu clic pe butonul adaugă din nomenclatorul de direcții. Adăugarea este validată cu bifa 60 Adaugare persoane fizice și juridice din administrare-utilizatori-grupuri.

          Observație 1: Dacă CNP-ul/CUI/-ul este valid aceasta nu se va mai putea modifica.
          Observație 2: Numele/prenumele sau denumirea în cazul persoanelor juridice nu se va mai putea modifica numai de către Administrator.
          Observație 3: Tipul de arteră se va completa automat în momentul în care se alege strada cu tipul de artera asociat strazii selectate. Asocierea se face din Administrare.          

          După completarea datelor se dă clic pe butonul Salvează sau Renunţă după cum se doreşte.

·Verifica restante - clic pe acest buton pentru verificarea restanţelor persoanei fizice sau juridice introduse. Verificarea se face în aplicaţia ePay (legătura este definită în modulul de administrare-configurari comune 11. ePay URL).
Răspunsuri posibile:
- Eroare conexiune server ePay - nu este configurată conexiunea
- Aceasta persoana nu exista in impozite - persoana fizică sau juridică nu este înregistrată în aplicaţia ePay
- Aceasta persoana nu are restante
- Aceasta persoana are restante

·adresa de amplasament - din modulul de administrare se poate bifa opţiunea "5. Adresa de amplasament pentru Urbanism se poate introduce la Adăugare document" şi atunci aceasta se poate completa din adresa solicitantului printr-un simplu clic pe butonul Completează din adresă solicitant sau poate fi completată manual. Din modulul administrare se poate bifa opţiunea "4. La adresa apare şi ţara solicitantului".

·serviciul Dacă în modulul administrare NU este bifat "7. Tip act sunt legate de departament" acest câmp nu apare. Dacă este bifată opţiunea atunci se alege din lista departamentelor existente:

odacă se introduc una sau mai multe litere cu care începe tipul actului dorit, apoi tasta "Page Down", vor apare în listă doar tipurile de acte care încep cu literele respective;

odacă se introduce tasta "spaţiu", apoi "Page Down" va apărea o listă cu toate tipurile de acte existente în baza de date din care se poate alege tipul dorit;

oexista opţiunea de a selecta şi subordonatele serviciului ales (dacă acestea exista).

·tip act/Problema - nume de câmp configurabil în modulul administrare 16.Denumire Tip act(Problema/Tip act). Dacă în modulul administrare este bifată opţiunea "7. Tip act sunt legate de departament" atunci este obligatorie alegerea intâi a serviciului/departamentului şi apoi Tip act/Problema. Dacă opţiunea nu este bifată atunci se poate alege orice act de la oricare serviciu/departament. Dacă se bifează "Şi subordonate" atunci lista documentelor conţine inclusiv lista documentelor de la serviciile subordonate.
Dacă în modulul de administrare este bifată opțiunea 35. Arondare inspectori dupa adresa de amplasament  și dacă tip act/problema  selectat are marcat un tip de arondare (în administrare-tip act/problema), atunci la clic pe butonul Inregistreaza  se afișează inspectorul arondat străzii din adresa de amplasament. Dacă tipul de arondare este cu trimitere, atunci se cere confirmarea trimiterii documentului înregistrat la inspectorul arondat. Dacă aici nu se trimite documentul la inspectorul arondat atunci se poate trimite documentul ulterior din fereastra Detaliu document.

·cuprins act - dacă în modulul administrare se bifează opţiunea "8. Cuprins se completează automat din tip-act" atunci se completează implicit la alegerea tipului de act;

·Tip intrare - se alege din listă. Implicit apare valoarea setată în administrare pentru tip act/problema ales.

·Mapa - se alege din listă. Apare doar dacă în administrare este bifată opțiunea 34. Gruparea documentelor in mape. La Documente în lucru se poate face filtrarea documentelor după o anumită mapă.

·CNP/CUI pentru regiuni din impozite - identificarea persoanei fizice sau juridice la care se referă documentul din impozite. Astfel se stabileşte dacă persoana  face parte dintr-o anumita regiune, conform regulilor stabilite in aplicatia de impozite. În cazul în care CNP/CUI - ul nu exista în BD impozite atunci documentul va fi  fără regiune.
Observație: pentru mysql 5.1.50 în my.ini trebuie adăugată în secțiunea [mysqld]  după port, pe o linie nouă comanda  federated

·Nume/Denumire pentru regiuni din impozite - numele/denumirea persoanei din impozite;

·Dosar juridic numar si data - dacă este cazul

·Observaţii - informaţii suplimentare;

·Acte necesare - în funcţie de tip act se pot selecta prin bifare actele dintr-o lista de acte generată automat. Aceasta lista de acte este gestionată în modulul de administrare.

·Nr. file reprezintă numărul de file ale documentului înregistrat, actualizat automat la bifarea acte necesare.

·Termen rez. - termenul (în zile) în care documentul trebuie să primească răspuns. El se alege dintr-un combo, valorile care apar în acest combo pot fi setate din modulul de administrare. 0 înseamnă ca documentul nu necesita răspuns.

·Termen impus - modifică termen de rezolvare, (numai scurtare nu prelungire), se alege cu ajutorul unui calendar.

·Conex/an - se completează cu numărul şi anul documentului conex. Anul documentului trebuie să fie cuprins între 1997 şi anul curent. Documentele introduse la număr conex trebuie să existe. Cu clic pe butonul Adauga numar conex se adauga documentul la lista de documente conexe. Cu clic pe  se poate șterge numărul din lista de conexe.
Dacă la un document A se adaugă conexe B și C, atunci B devine conex cu A și C cu A.
După înregistrarea documentului se pot vizualiza numerele conexe cu clic pe butonul Conexe. Se afișează lista cu informațiile documentelor conexe. Clic pe un anume document din această listă deschide pagina cu detaliile acelui document.

·Atasare fisier -din modulul de administrare se poate bifa opţiunea "13. FIŞIERE - posibilitatea de a ataşa un fişier de un document" și atunci atașarea unui fișier se face cu ajutorul butonului browse;

ose selectează fișierul ce urmează a fi atașat din noua fereastră deschisă, apoi clic pe butonul open;

opentru ataşarea mai multor fişiere se da clic pe butonul adauga;

Observatie: dacă există deja un fișier atașat și pe butonul browse corespunzător se alege un altul, atunci fișierul inițial va fi înlocuit. Pentru a păstra fișierele deja atașate folosiți butonul broswse în dreptul căruia nu este deja completat un nume de fișier.
 

·scanează o pagină,  scanează mai multe pagini - aceste butoane permit utilizatorului sa scaneze unul sau mai multe documente. Numărul total de fişiere scanate va apărea sub butoanele scanează. Opţiunea scanare se poate activa sau dezactiva din modulul administrare configurare CID 14.Scanare acte direct din aplicatie. Dacă scanerul permite scanarea față/verso atunci se poate bifa opțiunea aflată sub butonul scanează mai multe pagini.
Dacă în modulul de administrare configurare CID este pusă bifa "33. Ocerizare pagini scanate" atunci la scanare de la Adauga document se afisează o fereastră cu rezultatul conversiei în text a paginii scanate. În situația în care calitatea conversiei în text este necorespunzătoare se poate da clic pe butonul Sterge din partea de jos a ferestrei pentru renunțarea la scanare.
În conținutul text al imaginii scanate se pot face căutări, din meniul căutare: Cautare avansata Documentul contine (Cuprins).
Observație: calitatea conversiei în text depinde de pagina care se scanează: contrast, font, aliniere etc.

·Pers. curentă - este afişat utilizatorul curent;

·salvarea datelor se face apăsând butonul Înregistrează;

·dacă în modulul de administrare se bifează opţiunea "11. Apare la înregistrare document posibilitate de a înregistra mai multe" atunci în câmpul următor se specifica numărul de documente înregistrate pe aceleaşi date de mai sus , implicit 1.

* NOTA: Ţară, Judeţ, Tip localitate, localitate, tip strada, Nr. poştal, Bloc, Apart, strada, tip act se completează astfel:
- implicit Ţară, judeţ şi localitate vor fi cele din care face parte instituţia.
- în căsuţele respective, de exemplu în judeţ dacă se dă tasta "spaţiu" urmată de tasta "Page Down" va apare o listă derulantă cu toate judeţele existente în baza de date de unde se poate alege judeţul dorit; dacă judeţul dorit nu există în listă se poate introduce explicit în căsuţă
- căutarea unui judeţ se poate face şi scriind una sau mai multe litere din care este compusă denumirea judeţului; în acest caz în partea de sus din listă vor apărea toate judeţele a căror denumire încep cu literele scrise în căsuţă, iar în partea de jos vor apare judeţele a căror denumire conţin literele introduse în căsuţă.

Observaţie: după modificarea adresei unei persoane sau firme în nomenclator nu se afişează automat adresa modificată în documentele persoanei respective. Pentru ca modificarea din nomenclator să se facă şi în documente se intră pe modificare document. Astfel se poate decide la care documente trebuie facută modificarea (de exemplu persoana s-a mutat şi documentele mai vechi trebuie să ramână cu adresa veche);