Această pagină conţine toate detaliile documentului  ales şi se afişează din pagina cu documente în lucru sau din Afiseaza registru, prin clic pe Deschide.

          În cazul în care documentul provine din aplicaţia ePetiţii va apare mesajul: Atentie document din ePetitii, textul introdus la rubrica raspuns va fi expediat prin e-mail solicitantului

·Nr. Registru - numărul de înregistrare al documentului,

·Data înregistrării documentului

·Număr extern numărul dat de firma emitentă,

·Solicitant - solicitantul principal, persoana sau firma, și eventualii solicitanti secundari.

·CNP/CUI - CNP-ul sau CUI-ul persoanei sau firmei care a făcut înregistrarea

·Adresa - adresa persoanei sau firmei care a depus documentul,

·Telefon/E-mail - daca sunt completate ,

·Adresa amplasament - adresa unde este executată lucrarea, dacă cerera va fi adaugată din "Adauga cereri urbanism" exista posibilitatea sa fie mai multe adrese inclusiv UAT,

·Informatii urbanism -  apare doar dacă tipul documentului are cod registru specific direcţiei urbanism,

·Departament - numele departamentului aşa cum era la data documentului

·Tip act/Problema - tipul documentului

·Cuprins act - cuprinsul documentului,

·Mapa - specificata la Adauga document. Apare doar dacă in administrare este bifată opțiunea 34.Gruparea documentelor in mape

·CNP-CUI pentru regiuni din impozite: care a fost completat la adauga document

·Observaţii,

·Ter. rezolvare - numărul de zile în care actul trebuie rezolvat / data când expiră termenul de rezolvare;

·Termen impus - dacă este completat

·Acte necesare,

·Număr file,

·Persoană curentă - utilizatorul la care se află documentul.

·Pers. operare/răspuns - utilizatorul care a operat documentul, 

·Data operării/răspuns,

·Mod rezolvare:

·Obs.:

·Data expedierii, 

·Adresant - numele celui la care a fost expediat documentul.
Retur: data, tip, utilizatorul care a înregistrat/modificat ultima dată returul, observații retur

·Tip Exp - modul de expediere - direct, poştă, fax, mail etc.

·User exp.: cine a expediat

·Observaţii expediere 

·Nr. Borderou

·Nr. Poştă

·Acte restituite 

·Indic. dos: - Indicativul dosarului (indicativul unitatii arhivistice conform nomenclatorului arhivistic),

·Autor - utilizatorul care a înregistrat documentul,

·Autor efectiv dacă documentul a fost creat de către un utilizator în numele altuia

·Inspector arondat - dacă în modulul de administrare este bifată opțiunea 35. Arondare inspectori dupa adresa de amplasament  și dacă tip act/problema  are marcat un tip de arondare (în administrare-tip act/problema), atunci se afișează inspectorul arondat străzii din adresa de amplasament. Dacă tipul de arondare este cu trimitere, atunci se afișează și (trimitere).

·Observaţii - Exista posibilitatea de a şterge observaţiile de către userul la care se află documentul doar dacă el este autorul observației. Se pot adăuga observații doar dacă documentul este  în operare sau este operat parțial sau este de expediat de către utilizatorul curent. Dacă în modulul de administrare este pusă bifa 51. Adauga observatii la orice document orice utilizator poate adauga observatii pe orice document indiferent de starea lui. Administratorul poate adăuga observații pe orice document dacă nu lucrează în numele altui utilizator.

·bifa Nu se trimite in PET - apare dacă documentul este venit din PET. Dacă se bifează atunci observația nu se trimite în PET.

·SMS Observatie - apare la documente simple dacă în dbparan.ini este configurat server-ul de SMS. Se poate alege dintre mesajele predefinite în administrare. Mesajul ales poate fi modificat. Se poate trimite SMS solicitantului și după operarea documentului. SMS-ul se trimite instantaneu.

          Dacă în administrare la utilizatori-grupuri este bifată opțiunea 37 Modificarea trimiterii la semnat atunci apare butonul Solicitare completare acte. Cu clic pe el se solicită o confirmare și apoi se marchează utilizator, data și ora curentă. Apare în locul lui butonul Revenire completare acte. Cu clic pe el se solicită o confirmare și apoi se marchează utilizator, data și ora curentă. Aceste operațiuni se pot face o singură dată. După aceea se afișează doar utilizatorul, data și ora operațiunilor deja efectuate.

          Butonul Trimite la semnat prin care se marchează documentul ca fiind la semnat, data şi ora trimiterii. Data trimiterii la semnat va putea fi ştearsă de către un utilizator care are acest drept (administrare-utilizatori-grupuri);
          În această pagină apar şi butoanele pentru operare document dacă acest document nu a fost operat şi se află la utilizatorul curent şi operatorul are drepturi de operare. Acesta va decide dacă trimite documentul mai departe la alt utilizator sau este de competenţa lui să-l opereze. Tip răspuns se alege din lista de răspunsuri posibile, configurabilă din modulul de administrare. Dacă este pusă bifa 47.Tip raspuns needitabil (conteaza doar daca este pusa bifa 23) din administrare-configurare CID, la operare nu se mai poate introduce răspunsul, numai alegându-l din nomenclatorul de la Tip raspuns.
Se alege şi modul de repartizare al documentului, "se întoarce la autor" sau "rămâne la utilizatorul curent", setabile din modulul de administrare.

          Dacă tip act/problema are în modulul administrare->tip act->modificare bifa "Se trimite SMS la operare:" pusă, atunci apare mesajul "Atentie, dupa operare se poate alege daca se trimite sau nu SMS solicitantului.". Se poate alege dintre mesajele predefinite în administrare. Mesajul ales poate fi modificat. SMS-ul se poate refuza în momentul operării. La operarea partială nu se trimite SMS.
Observație: SMS-ul se trimite după patru ore de la operare dar nu mai târziu de ora 20:00.
          Daca documentul este inregistrat din email apare bifa Trimite raspunsul pe adresa de email a solicitantului (emailsolicitant). Dacă se bifează, răspunsul se va expedia pe adresa solicitantului. Daca adresa de email a solicitantului este identică nu va mai apărea bifa Trimite raspunsul pe adresa de email a solicitantului (emailsolicitant), iar răspunsul se va expedia pe adresa pe baza căruia s-a adăugat documentul.          

Butoanele de operare sunt:
□ Operat - apare dacă este pusă bifa 23. Apare nomenclator la Raspuns in detaliu document. (Daca e pusa bifa, tipurile de raspuns favorabil si nefavorabil vor fi inlocuite cu operat) din administrare-configurare CID și înlocuiește răspunsurile Favorabil și Nefavorabil.
□ Favorabil  - rezolvat favorabil
□ Nefavorabil - rezolvat nefavorabil

          Observație: Dacă în modulul de administrare în configurări este bifată opţiunea
23. Apare nomenclator la Raspuns in detaliu document. (Daca e pusă bifa, tipurile de raspuns favorabil și nefavorabil vor fi înlocuite cu operat), atunci în loc de butoanele "Favorabil" şi "Nefavorabil" apare butonul "Operat".

□ Parţial - rezolvat parţial, permite expediere multiplă.
□ Declinat competenta - similar cu modurile de operare Operat,Favorabil și Nefavorabil, apare doar daca nu este pusa bifa 52. Nu apare declinat competenta la Raspuns in detaliu document in Administrare-> Configurare->CID
□ Intern - se folosește pentru operarea documentelor la care nu se trimite răspuns. 
□ Clasat - se folosește pentru operarea anumitor documente la care nu se trimite răspuns (de exemplu anonime).
□ Anulat - apare dacă este pusă bifa "35.Anulare inregistrari" (administrare-utilizatori-grupuri). Documentele trimise la mai mulţi nu pot fi anulate chiar dacă utilizatorul are drept de anulare - cu excepţia cazului documentele operate de mai mulţi, dacă sunt modificate din admin ca anulate pot fi modificate la registru de către autor.
Documentele anulate nu pot fi modificate.
          Dacă documentul este venit online, din ePetitii, atunci apare lista fișierelor atașate (inclusiv cel venit de la solicitant). În această listă se pot selecta prin bifare fișierele care vor fi atașate la emailul de răspuns trimis solicitantului.
          Observație: dacă documentul este înregistrat din email iar la operare răspunsul este gol nu se trimite email.
          Observație: dacă documentul este înregistrat din email și în administrare este pusă bifa "43. Nu trimite email raspuns la clasat/intern/partial”  atunci nu se trimite email dacă modul de operare este clasat, intern sau parțial.

          Observaţie: dacă documentul este înregistrat din ePetitii şi în administrare este pusă bifa "53. Trimite raspuns doar de la ultimul utilizator care opereaza o cerere din ePetitii" atunci se va trimite email doar de la utilizatorul care a operat ultimul documentul, şi doar raspunsul lui în cazul în care documentul a fost trimis la mai multe persoane.

          Notă*: dacă nu este pusa bifa funcţionează la fel ca înainte, şi anume se trimite email de la ultimul utilizator care a operat documentul cu toate raspunsurile concatenate.

Butoanele de sub titlu:

·Circulaţia - buton care permite vizualizarea datelor cu privire la circulaţia documentului, astfel:

oNr. -număr curent, Data Venire - data sosirii la Nivel Sursă;

oNivel Sursa - utilizatorul/departamentul unde a sosit documentul;

oData Plecare - data plecării de la Nivel Sursa;

oNivel Destinaţie - utilizatorul/departamentul unde a plecat documentul la Data Plecare

oStare - starea documentului relativ la Nivelul Sursă,

·Conexe - buton care permite vizualizarea datelor cu privire la documentele conexe și adăugarea de numere conexe la documentele care sunt în operare la utilizatorul logat:
Se afișează lista cu informațiile documentelor conexe.  

          Conex/an - adăgarea se face ca și la Adauga document. 

o -  dacă documentul are fișiere atașate/scanate. Cu clic pe  se deschide o fereastră din care se poate vizualiza fișierele atașate/scanate cu clic pe numele fișierului.

oDeschide - Cu clic se deschide pagina cu detaliile documentului.

oNr. - numărul de înregistrare al documentului conex;

oData - data înregistrării documentului conex;

oNr/Data - numărul şi data externă;

oSolicitant - numele persoanei sau firmei;

oAdresa - adresa persoanei sau firmei care a depus documentul;

oCuprins - cuprinsul documentului;

oTermen de rezolvare;

oMod de rezolvare;

oTip act/Problema - tipul documentului

Pentru documentele care sunt in lucru se poata adauga documente conexe

·Fişiere ataşate - afişează lista fișierelor atașate si scanate la document.

oNr. - numărul de ordine.

oNume fisier -

oVersiune - apar versiunile (v.n) fișierului, dacă acesta a fost atașat de mai multe ori sau semnat.

oContine -

oNr file (apare doar la scanate) - numărul de pagini ale documentului scanat.

oActiuni - butoanele Semnaturi valide și Semneaza apar doar dacă bifa "15. Modulul semnatura electronica legat de CID" este pusă și fișierele atașate au extensia corectă (.pdf). Butonul Semneaza este activ doar dacă:
- utilizatorul are generat în modulul de administrare un certificat digital,
- nu a semnat deja documentul 
- documentul se află la utilizatorul autentificat.
Cu clic pe butonul Semneaza se crează o versiune nouă care se poate vedea cu clic pe v.n de la coloana Versiune.
Butonul Semnaturi valide este activ doar dacă fișierul atașat este semnat, și permite vizualizarea semnaturilor existente. 

          Observație: Dacă utilizatorul nu are generat un certificat și bifa 15. Modulul semnatura electronica legat de CID" este pusă atunci utilizatorul poate doar să vadă semnăturile valide de pe fișier.

          Observație: Fișierele de tip .docx atașate la un document, nu se deschid în IE8 - ele se văd ca și zip și la open apare o lista de directoare și fișiere.
Soluție: la clic pe fișierul .docx se alege SAVE și se modifica extensia din .zip în .docx apoi se deschide fișierul salvat.

·Modifica - butonul permite accesul la pagina de modificare document;
 

·Scanează - se deschide o pagină cu două butoane care permit utilizatorului să scaneze unul sau mai multe documente, în funcţie de butonul ales. Numărul total de fişiere scanate va apărea sub butoane. Opţiunea scanare se poate activa sau dezactiva din modulul de administrare 14. Scanare acte direct din aplicatie. Dacă scanerul permite scanarea față/verso atunci se poate bifa opțiunea aflată sub butonul scanează mai multe pagini.
Fişierele scanate pot fi şterse de utilizatorul care le scanează (le-a scanat), cu clic pe .
La documente se afișează  „Conținut” , o  scurtă descriere a documentului scanat și numărul de file.  Se pot edita cu clic pe   și apoi clic pe    pentru salvare.
 

·Ataşează - butonul permite accesul la pagina de Ataşare fişiere la documentul selectat. Fişierele atașate pot fi şterse de utilizatorul care le atașează cu clic pe .
Observație: Dacă există deja un fișier atașat cu același nume, utilizatorul este atenționat că fișierul există și că se va crea o versiune nouă. După atașare se crează o versiune nouă iar la Fisiere atasate se pot vedea toate versiunile. 
Similar cu Scaneaza de mai sus, la documentele simple nu și la documente din oficiu intern și oficiu extern se afișează  „Descriere” , o  scurtă descriere a documentului scanat.  Se poate edita cu clic pe si apoi clic pe  pentru salvare.

Observație: la upload fișiere atașate în numele de fișiere se înlocuiesc diacriticele cu litera echivalenta, astfel: ş-s, ţ-t, ă-a, î-i, â-a mari și mici.
 

·Bon - buton care deschide o nouă pagină de unde se poate lista bonul documentului respectiv. Bonul este o lista care se înmânează solicitantului şi conţine informaţii de identificare a documentului (nr. înregistrare, data înregistrării, cuprins, solicitant, termen de rezolvare, precum şi programul de lucru cu publicul.
Codul de bare
Dacă se bifează din modulul de administrare  `9.Cod de bare` atunci pe bon apare şi codul de bare al documentului. Este de forma: CIDaaaaxxxxoooo...
Unde:
CID - identificator aplicație;

oaaaa - anul în care s-a înregistrat documentul;

oxxxx - ultimele 4 cifre din cf-ul primăriei În cazul în care CUI-ul nu este completat atunci în loc de codul de bare se va afișa un mesaj.

ooooo... - id-ul documentului.
Listarea se face din browser.

·Cod de bare - apare dacă este pusa bifa 9.Cod de bare din administrare->configurari comune. La clic pe buton apare o pagină cu codul de bare al documentului.

·Trimite - (lipseşte dacă documentul este deja expediat) opţiune folosită pentru trimiterea documentul către un departament sau utilizator;
Se deschide o listă cu toate departamentele din instituţie (organigrama). Dacă la Cautare utilizator se tastează numele lui, chiar și parțial, atunci organigrama se reduce doar la departamentele care conțin în nume caracterele tastate la căutare. Clic pe + pentru a expanda ramura din organigramă sau pentru a expanda toate ramurile din organigrama se pune bifa Expandat. Plimbând mouse-ul peste un departament apar utilizatorii departamentului respectiv.
                    Dacă la Cautare utilizator se tastează numele lui, chiar și parțial, atunci organigrama se reduce doar la departamentele care conțin în nume caracterele tastate la căutare.
Pentru a trimite un document se poate alege un departament sau un anumit utilizator. Nu se permite trimiterea la un departament care are mai multi sau nici un utilizator marcat că primește implicit documentele. Utilizatorul care primește implicit este marcat cu italic.
                    Cu clic pe departamentul sau user-ul dorit apare fereastra Trimite document iar cu clic pe Trimite documentul va fi trimis la departamentul/utilizatorul ales. Cu clic pe Inchide se revine la lista cu toate departamentele.
La trimitere, fișierele atașate pot fi și semnate dacă:
- bifa "15. Modulul semnatura electronica legat de CID" este pusă,
- fișierele atașate au extensia corectă (.pdf),
- fișierele atașate nu au fost semnate 
- utilizatorul are generat un certificat digital în modulul de administrare
atunci cu clic pe Trimite în fereastra Trimite document se pot selecta fișierele care pot fi semnate, iar cu clic pe Trimite documentul va fi trimis la departamentul/utilizatorul ales cu fișierele semnate. Cu clic pe Inchide se revine la lista cu toate departamentele.
                    Utilizatorii din același departament pot să trimită între ei documente, indiferent dacă este sau nu setat în administrare la utilizatori-departamente 'Utilizator de la care se pot primi documente'.

·Trimite la mai mulţi - (lipseşte dacă documentul este deja expediat)- opţiune folosită pentru trimiterea documentul la mai multe persoane în acelaşi timp.
                    Dacă la Cautare utilizator se tastează numele lui, chiar și parțial, atunci organigrama se reduce doar la departamentele care conțin în nume caracterele tastate la căutare. Clic pe + pentru a expanda ramura din organigramă sau pentru a expanda toate ramurile din organigrama se pune bifa Expandat.
                    Se selectează departamentele şi utilizatorii care apoi se adaugă la o lista în partea de jos. Dublu clic pe o persoana din acest tabel o elimina din lista. Se poate trimite apoi documentul la cei din lista sau la toate departamentele folosind butoanele corespunzătoare.
                    Un document trimis la mai mulţi utilizatori poate fi trimis mai departe la orice utilizator mai puţin la cei la care documentul a fost deja. Dacă documentul este operat de toţi utilizatorii atunci documentul poate fi trimis şi între ei sau chiar la autor cu condiţia ca acel utilizator sa nu fi expediat documentul.
                    Un document operat parţial nu poate fi trimis la mai mulţi.
                    Un document trimis la mai mulţi poate fi trimis mai departe la mai mulţi.
                    În momentul trimiterii documentelor, utilizatorului care primeşte i se poate trimite un e-mail de notificare (bifată opţiunea 32.Trimite mail utilizatorului care primeste un document).
                    Fișierele atașate pot fi semnate similar cu Trimite, cazul de mai sus.
Observație: dacă se intră în detaliu document de la "afișează registru" atunci nu apar butoanele de trimitere.
Observație: dacă un document este asociat unui registru din aplicatia de Urbanism butonul Trimite la mai mulţi va fi dezactivat.

·Termen impus - butonul permite accesul la pagina de modificare a termenului impus pentru rezolvarea documentului.
Aceasta dată poate fi modificată de alt utilizator decât autorul. Trebuie introdusă o data validă, diferită de spaţiu sau de `00.00.0000` şi sa fie mai mare decât data de înregistrare şi decât data ultimului act adus dacă acesta exista. Nu uitaţi clic pe butonul Salvează pentru memorarea modificării.
 

·Indic. dosar - Indicativul dosarului (indicativul unitatii arhivistice conform nomenclatorului arhivistic) - butonul permite completarea celor trei câmpuri ale indicativului dosar, clic pe Salvează. Revenirea se face cu clic pe Deschide.
 

·Notã internă - Acest buton apare doar la utilizatorii care au bifat în modulul de administrare la utilizatori-grupuri dreptul "Acces la Nota Internă" .
La apăsarea butonului se deschide o pagină în care utilizatorul va completa următoarele:

odepartament - se alege din lista departamentul la care se trimite nota

osau completează manual

outilizator - se alege din lista utilizatorul la care se trimite nota

osau completează manual
În cazul în care departamentul sau utilizatorul nu se aleg din lista atunci va fi luat în considerare ceea ce se completează manual.

oNr. pagini - al documentului.

Cu clic pe butonul Listare se generează Nota Interna, iar cu clic pe Listare cu observații se generează Nota interna cu observațiile documentului.
Aceste note nu se vor salva în baza de date, ele se vor putea doar tipări.
Structura notei interne:

·Către: departamentul ales.

·În atenţia: utilizatorul ales.

·Referitor la: petiţie/cerere informaţii publice - text standard nemodificabil.

·Data: data în care se face nota internã.

·De la: utilizatorul curent sau în numele căruia se lucrează.

·Departament: departamentul utilizatorului curent;

·Nr. înreg: numărul documentului curent.

·Nr. pagini: numărul de file al documentului.

·Cuprins cerere - la sfârşitul notei, cuprinsul aşa cum este pe document.

·Observatii cerere - apare dacă s-a listat Nota interna cu clic pe Listare observatii.

Numele, adresa si adresa de email ale persoanei sau firmei, care a solicitat informaţiile publice cât şi termenul de rezolvare se completează pe nota internă din informaţiile înregistrate în documentul înregistrat.
Tipărirea notei interne se face din meniul Print al browser-ului.

·Inregistreaza in CID privat - Butonul nu apare dacă a fost deja trimis documentul in CID privat.
La apăsarea butonului se solicită o confirmare şi în caz afirmativ se generează documentul in CID privat.
Erori posibile:

·Linkul catre cid privat este eronat - se setează  în CID public în ..\class\dbparam.ini de forma  $link_cid2 = "..\cid";

·Warning: mysql_connect() [function.mysql-connect]: Unknown MySQL server host - verificaţi în ..\class\dbparam.ini  $mysql_host2

·eroare interna - verificaţi în ..\class\dbparam.ini  $mysql_user2

·Warning: mysql_connect() [function.mysql-connect]: Access denied for user - verificaţi în ..\class\dbparam.ini  $mysql_pass2

·eroare interna - verificaţi în ..\class\dbparam.ini  $mysql_db2

·Nu este setata in cid privat nici o problema pentru inregistrare documente. - se setează  în CID privat în modulul de administrare-problema/tipact pentru oficiu interne bifa 'Din CID public' pentru un singur document.

·Nu este setata in cid privat corespondenta intre useri pentru userul curent. - se setează în BD CID privat tabela a_utilizatori câmpul id_cid_public cu valoarea id utilizator curent din CID public.

Dacă nu există erori atunci se afişează mesajul de confirmare: Documentul a fost inregistrat in cid privat.